这样学习Excel最有效:(一)数据分类

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EXCEL是一项工具,它极大提高人们的工作效率让越来越多的人对它感兴趣,但是因为它需要系统的应用也让很多人倒在了学习的路上,或者因为掌握了一些学习技巧而沾沾自喜而实际操作水平却没有提升上去。

书籍、教程很多,为什么就不能熟练掌握EXCEL?

EXCEL是工具,那和其它工具也没有区别。如我们拿到一把刀,总要先观察,去分清哪是刀柄哪是刀身,什么情况下刀刃向上什么情况下刀刃向下,在什么情况下采取“砍、劈、刺、削”等不同动作,因为我们平时接触刀具比较多,所以自然而然的拿起刀柄采取不现的动作。用EXCEL也是一样,熟练了碰到不同的问题也会自然而然的想到用什么样的方法去解决。

如我们碰到有人总是报怨各单位报上来的员工信息表格式不统一,哪怕给他们规定了格式并写了很长的说明,报上来后数据也是各种各样,这时候第一印象应该是用数据验证去把数据规范,像学历、岗位等内容用下拉菜单让他们统一输入……这样才很大程度上能避免不规范信息的输入。

又如工资表要按部门打印,笨办法就是把每个部门人员工资放在一个表中打印,那高效率的办法是什么样的呢?可以用分类汇总的方式进行打印,也可以用数据透视表将各个部门工资分到不同的工作表中进行打印。

那要学习EXCEL,我们该怎样入手呢?在这里我想大家要明白一个道理,就是具体操作摆在那里,谁都能学会,学的进度快慢是思路和意识方面的差距,这是急需我们加强锻炼的。我们要找到EXCEL的主线,找出它的规律,然后再把它的各种操作熟记,这样才能更快更系统的掌握EXCEL。

数据是EXCEL的主线,它贯穿学习和应用EXCEL的始终

估计有的人“废话”二字要脱出口了。EXCEL就是录入、存储、分析汇总、输入数据的,它肯定以数据为主线。

但是你了解数据吗?我们所说的数据分多少种类,EXCEL围绕数据有哪些设置、操作等等这些你明白吗?

数据的分类

数据有多少种类?这个问题我听过五花八门的答案,文字、文本、数字、日期、时间、特殊字符、空格……对EXCEL掌握程度不同的人给出的答案也是不一样的。对数据进行分类汇总以后,我们可以把它分为:文本型数据、数值型数据、逻辑值和错误值。

文本型数据一般包括空格、字母、汉字及其它字符等。

数值型数据一般包括数字、日期、时间,以及它们的各种表现形态等。

逻辑值只包括TRUE和FALSE两种。

错误值包括#DIV/0!、#N/A、#NAME?、#NULL!、#NUM!、#REF!、#VALUE!等七种。

我估计不少人对逻辑值和错误值有疑问,而对文本型数据和数值型数据就一带而过,因为它们太简单了,这很多人都明白的道理不需要停留多长的时间。而正是这两种简单的数据类型是需要我们深入了解的。

怎么去了解文本型数据和数值型数据呢?在这里我们先将这两种数据类型进行拆分,分为:文本型数据(不变),数值型数据,日期型数据和时间型数据,我将它们称之为四种基本数据类型。

文本型数据在上面有解解释。

数字型数据主要是指数字,含我们常说的整数、小数、分数、负数、科学记数等及其它表现形态。

日期型数据指日期及各种表现形态。

时间型数据指时间及各种表现形态。

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